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A des fins d’information loyale, transparente et détaillée des utilisateurs du portail Vivoptim et des utilisateurs du service Vivoptim, VIVOPTIM SOLUTIONS, ci-après dénommée « l’Organisme », a défini la présente Politique de protection des données, afin que tout utilisateur du service Vivoptim accédant au portail (accessible à l’adresse https://www.vivoptim.com et ses sous-domaines de type https://[nom du sousdomaine].vivoptim.com), puisse, à tout moment prendre connaissance des pratiques appliquées par VIVOPTIM SOLUTIONS sur ses données à caractère personnel.
L’Organisme, en sa qualité de Responsable de traitement, s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme aux textes applicables à la protection des données (notamment la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Européen Général 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, ces deux textes étant ci-après désignés la « Réglementation »).
Notre Politique générale de protection des données en un coup d’œil
1 - Lexique
2 - Les engagements clés du responsable de traitement
3 - Le Délégué à la protection des données, le DPO
4 - L’utilisation des données
5 - Les destinataires des données
6 - La durée de conservation des données
7 - La sécurité des données
8 - Les droits sur les données
9 - Le consentement des personnes concernées
10 - Les réclamations auprès de la CNIL
11 - Les transferts de données en dehors de l’Union Européenne
12 - Les cookies
13 - Les modifications de la politique générale de la protection des données
14 - Questions et commentaires : nous contacter
Nous vous invitons à lire notre Politique générale de protection des données dans son intégralité pour bien comprendre l’utilisation que nous ferons de vos données personnes et des droits dont vous disposez concernant celles-ci.
1 - Lexique
Un traitement de données à caractère personnel est une opération ou un ensemble organisé d’opération effectué sur des données à caractère personnel (collecte, structuration, conservation, modification, communication...).
Une donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier un être humain (personne physique), directement (par exemple son nom/prénom), ou indirectement (par exemple son numéro de téléphone, son numéro de contrat, son pseudo).
La personne concernée est celle qui peut être identifiée par les données utilisées dans le cadre du traitement de données à caractère personnel. Dans le cadre du service Vivoptim, les personnes concernées sont en particulier les utilisateurs de l’espace personnel et tout utilisateur du service.
Le responsable de traitement est celui qui décide de la manière dont sera mis en œuvre le traitement des données à caractère personnel, notamment en déterminant à quoi vont servir les données et quels outils vont être mis en œuvre pour les traiter. Dans le cadre du serviceVivoptim, le responsable de traitement est l’Organisme identifié en tête de la présente politique.
Le sous-traitant est celui qui effectue des opérations sur les données pour le compte du responsable de traitement, il signe un contrat avec le responsable de traitement qui lui confie certaines tâches et qui s’assure qu’il dispose des garanties techniques et organisationnelles, lui permettant de traiter les données à caractère personnel qui lui sont confiées conformément à la règlementation. Dans le cadre du service Vivoptim, l’Organisme a choisi des sous-traitants présentant de telles garanties et a conclu avec eux un contrat à cet effet.
Le destinataire est celui qui reçoit communication autorisée des données à caractère personnel. Dans le cadre du service Vivoptim, seules les personnes autorisées et habilitées ont accès aux données des utilisateurs.
Le Compte utilisateur désigne le compte créé par l’Utilisateur lors de sa première connexion au Portailet lui permettant d’accéder à un espace privé et sécurisé au titre la fourniture des services et de l’accès aux contenus.
Le Portail désigne le Portail édité par l’Organisme, destiné aux Utilisateurs pour bénéficier des Services et Contenus proposés dans le cadre de leur participation au serviceVivoptim. Le Portail est hébergé par un hébergeur agréé ou certifié de données de santé au sens de l’article L 1111-8 du Code de la santé publique. Les conditions générales d’utilisation du Portail sont consultables à tous moments ici.
Le Service désigne le service Vivoptim accessible via le Portail, pour agir sur tous les facteurs santé et les maladies chroniques mis en œuvre par l’Organisme et proposé aux adhérents éligibles. Les conditions générales d’utilisation du service sont consultables à tous moments ici.
L’Utilisateur désigne l’adhérent éligible au service Vivoptim accédant aux services et contenus via le Portail après acceptation des CGU et validation de son consentement préalable. L’utilisateur désigne tout utilisateur de la partie publique du Portail.
2 - Les engagements clés du responsable de traitement
L’Organisme, en tant que responsable de traitement, respecte les principes suivants :
- Les données à caractère personnel sont utilisées uniquement pour des finalités (objectifs) explicites, légitimes et déterminées en lien avec l’utilisation du Portail :
- La fourniture des contenus et services en ligne aux Utilisateurs et du service Vivoptim aux utilisateurs ou dans le cadre de l’application mobile,
- La réutilisation des données produites dans le cadre du service Vivoptim afin de l’évaluer, le cas échéant par des évaluateurs habilités,
- La production d’analyses statistiques garantissant l’anonymat des utilisateurs.
- Seules les données à caractère personne qui sont strictement utiles sont collectées et traitées : L’Organisme applique ainsi le principe de minimisation qui prévient toute collecte excessive de données ;
- Les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées et ce en tenant compte de la nature des opérations et des obligations légales en présence ;
- L’Organisme ne communique, ni ne cède les données à caractère personnel des utilisateurs et des à des tiers, mais seulement à des destinataires autorisés et habilités dans le cadre strict des finalités définies au préalable ;
- L’Organisme confie les données à caractère personnel à des prestataires sous-traitants choisis en fonction de garanties techniques et organisationnelles appropriées, afin de garantir la protection des données qui leur sont confiées sous les instructions de l’Organisme ;
- Les utilisateurs en tant que personnes concernées sont informées préalablement et régulièrement, de manière claire et transparente, notamment sur la finalité d’utilisation de leurs données, le caractère facultatif ou obligatoire de leurs réponses dans les formulaires, des droits dont ils disposent en matière de protection des données et des modalités d’exercice effectif de ces droits, des destinataires ;
- Chaque fois que la réglementation l’impose, un consentement libre, spécifique, exprès, préalable, éclairé, univoque et actif des utilisateurs est recueilli au titre du traitement de leurs données à caractère personnel ;
- Des mesures de sécurité appropriées, sur le plan logique, technique, organisationnel et juridique, ont été définies sur la base d’une analyse de risques des traitements de données à caractère personnel, et sont mises en œuvre par l’Organisme et ses sous-traitants engagés par contrat, pour assurer la protection des données à caractère personnel ;
- Une analyse d’impact sur la vie privée et la protection des données à caractère personnel des personnes concernées a été effectuée par l’Organisme afin d’adopter des mesures concrètes et adaptées ;
- L’Organisme et ses sous-traitants sont engagés à concevoir des outils et systèmes programmant au cœur même de leurs fonctionnalités le respect de la réglementation et la protection de la vie privée des personnes concernées, en intégrant le respect de ces règles au stade même de la conception et du développement : l'Organisme applique ainsi les concepts de PRIVACY BY DESIGN et de PRIVACY BY DEFAULT qui permettent le développement d’outils et de systèmes responsables tout au long de la vie du traitement;
- L’Organisme et ses sous-traitants sont engagés à veiller à toute violation éventuelle et exceptionnelle de données et à prendre toutes les mesures de protection et de correction consécutives à une violation en informant la CNIL et le cas échéant, les personnes concernées.
Au sein de l’Organisme tous les salariés et intervenants sont sensibilisés aux principes de protection des données, par des formations régulières adaptées à leur activité et à leurs responsabilités.
Les collaborateurs ont accès uniquement aux informations nécessaires à leur activité, les données sensibles font l’objet d’habilitations et de contrôles spécifiques, et en particulier les données de santé sont confiées à un hébergeur de données de santé agréé ou certifié au sens de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique.
3 - Le Délégué à la Protection des données, le DPO.
L’Organisme a désigné un délégué à la protection des données afin veiller au respect de la Réglementation et des règles décrites au sein de la présente Politique générale de protection des données.
Le délégué à la protection des données veille notamment :
- à établir et tenir à jour un registre des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans l’entreprise,
- à s’assurer de la conformité des pratiques avec la réglementation et ses évolutions,
- à sensibiliser l’ensemble des équipes aux exigences et bonnes pratiques en matière de protection des données à caractère personnel,
- à l’exercice effectif des droits des personnes concernées .
Le délégué à la protection des données est joignable aux coordonnées suivantes :
- Par email : dpo@vivoptim.com
- Par courrier : VIVOPTIM SOLUTIONS - DPO - 3 Square Max Hymans, 75015 Paris
4 - L’utilisation des données
L’Organisme utilise les données à caractère personnel pour les objectifs principaux suivants :
- La fourniture des contenus et services en ligne du Portail Vivoptim aux Utilisateurs et du Service Vivoptim aux utilisateurs s ou dans le cadre de l’application mobile,
- La réutilisation des données produites dans le cadre du Service Vivoptim afin de l’évaluer, le cas échéant par des évaluateurs habilités,
- La production d’analyses statistiques garantissant l’anonymat des utilisateurs.
Les traitements ci-dessus présentés sont basés sur le consentement de la personne concernée et l’exécution des conditions générales d’utilisation formant contrat entre les utilisateurs et l’Organisme.
5 - Les destinataires des données
L’Organisme détermine les destinataires des données en fonction de leurs missions et de leurs habilitations à recevoir les données dans le respect des finalités déterminées.
Selon le cas, ces destinataires peuvent être :
- Les Utilisateurs,
- L’Organisme,
- Les professionnels de santé et autres personnels habilités à traiter les données à caractère personnel,
- Les sous-traitants désignés par l’Organisme en raison des garanties offertes de mises en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées,
- Les évaluateurs du Service Vivoptim,
- L’hébergeur agréé/certifié de données de santé au sens de l’article L 1111-8 CSP
- Toute profession réglementée autorisée à recevoir les données pour la satisfaction d’obligations légales et règlementaires, tels que notamment des commissaires aux comptes, des experts-comptables, tout auditeur d’une autorité compétente, les juridictions, les autorités judiciaires par exemple.
6 - La durée de conservation des données
L’Organisme a déterminé des règles précises concernant la durée de conservation des données à caractère personnel des personnes concernées, afin de limiter la conservation à une durée strictement nécessaire.
Au terme de la durée ainsi fixée, et suivant le cas, les données à caractère personnel font l’objet dans le respect de la Réglementation applicable de l’une de ces mesures :
- Suppression,
- Anonymisation irréversible,
- Archivage.
Pour plus d’informations sur les durées de conservation appliquées par l’Organisme :
Données en question | Catégorie de données | Durée de conservation |
---|---|---|
Civilité, nom, prénom, date de naissance, code postal, téléphone, mail, … | Données administratives | Conservées en cas de fin de service pendant 12 mois afin d’identifier les précédents bénéficiaires du service. |
IMC, poids, tour de taille, Cholestérol, Glycémie, pression artérielle, … | Données relatives à la santé | Pendant la durée du traitement. Sera supprimé entre 3 et 6 mois après la fin du traitement. |
Humeur, sommeil, activité physique,… | Données de bien être | Pendant la durée du traitement. Sera supprimé entre 3 et 6 mois après la fin du traitement. |
IP, Cookies, … | Données techniques | Supprimé lorsque l’utilisateur arrête sa navigation. L’IP est cependant conservé dans les logs techniques sans aucune corrélation avec d’autres données. |
Messages, CR, demandes d’assistance, … | Zones de libre commentaire | Pendant la durée du traitement. Sera supprimé entre 3 et 6 mois après la fin du traitement. |
7 - La sécurité des données
La sécurité des données porte sur les mesures prises afin de protéger les données des faits suivants :
- la destruction,
- la perte,
- l'altération,
- la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées,
l'accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.
Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, l’Organisme et ses sous-traitants mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées compte tenu de l'état des connaissances, des coûts, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des traitements afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
En particulier et chaque fois que nécessaire, les mesures suivantes ont été prises :
- le déploiement de moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des traitements;
- le déploiement de moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
- la mise en œuvre d’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des traitements.
Ainsi, l’Organisme et ses sous-traitants se sont dotés de dispositifs adaptés et conformes aux règles de l’art et aux normes imposées, pour garantir la protection de vos données personnelles.
Le Portail et l’application mobile proposés par l'Organisme sont sécurisés, en particulier pour le Portail web par un « protocole de transfert hypertexte sécurisé » chaque fois que cela est nécessaire.
Les pages où sont collectées vos données personnelles font l’objet d’un dispositif supplémentaire de sécurité renforcée.
Un hébergeur agréé/certifié de données de santé est en charge de l’hébergement des données de santé des utilisateurs participants du Service Vivoptim.
8 - Les droits sur les données
Chaque utilisateur dispose des droits suivants :
- d’accéder à ses données (droit d’accès) : la personne concernée peut demander directement à l’Organisme si il détient des informations sur elle, et demander à ce que lui soit communiqué la liste des données,
- de demander leur rectification (droit de rectification) : la personne concernée peut demander la rectification des informations inexactes la concernant. Le droit de rectification complète le droit d’accès,
- de demander l’effacement de ses données (droit à l’oubli): la personne concernée peut demander l’effacement des informations la concernant, pour un motif prévu par la réglementation,
- de demander la limitation du traitement de ses données (droit à la limitation) : la personne concernée peut obtenir la limitation du traitement de ses données, pour un motif prévu par la réglementation,
- de demander la portabilité de ses données (droit à la portabilité): la personne concernée peut demander à recevoir les données qu’elle a fourni à l’Organisme, ou demander à l’Organisme qu’elles soient transmises à un autre responsable de traitement pour un motif prévu par la réglementation,
- de définir des directives anticipées relatives au sort de ses données après son décès.
L’utilisateur peut également s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données le concernant soient traitées, diffusées, transmises, conservées ou hébergées.
Pour plus d’informations sur la signification des droits ; la CNIL a créé une rubrique dédiée à la compréhension des droits : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles
Pour exercer ses droits ou pour toute question, concernant ses données à caractère personnel, l’Utilisateur peut s’adresser, en fournissant une copie d’un justificatif de son identité au responsable des données personnelles de l’Organisme en charge de répondre aux demandes d’exercice de droits :
- à l’adresse postale VIVOPTIM SOLUTIONS – DPO – 3 Square Max Hymans, 75015 Paris ou électronique : dpo@vivoptim.com.
Pour faciliter les démarches, l’Organisme invite chaque personne concernée, lors de l’envoi d’une demande d’exercice des droits, à :
- Indiquer quel(s) droit(s) elle souhaite exercer,
- Mentionner clairement ses noms / prénoms / coordonnées auxquels elle souhaite recevoir les réponses,
- Joindre une copie d’une pièce d’identité.
9 - Le consentement des personnes concernées
Lorsque la mise en œuvre d’un traitement de données personnelles est fondé sur le consentement l’Organisme recueille, conformément à la réglementation un consentement explicite, c’est-à-dire libre, spécifique, exprès, préalable, éclairé, univoque et actif.
Chaque fois que le consentement explicite de la personne est requis par la réglementation, il est recueilli au préalable par l’Organisme et l’Utilisateur peut à tous moments retirer son consentement en s’adressant aux contacts visés ci-dessus.
10 - Les réclamations auprès de la CNIL
Chaque utilisateur dispose du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de protection des données.
En France, cette autorité est la CNIL, voici ses coordonnées :
- Site internet : https://www.cnil.fr/
- Téléphone : 01 53 73 22 22
- Adresse postale :
CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
11 - Les transferts de données en dehors de l’Union Européenne
L’Organisme n’effectue aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne.
12 - Les Cookies
A - Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un petit fichier contenant des lettres et des chiffres, stocké sur le navigateur ou sur le disque dur de l’ordinateur, du smartphone ou de la tablette d’un Utilisateur du Portail, s’il l’accepte.
L’Organisme utilise des cookies au sein du Portail : des fichiers stockés temporairement ou définitivement sur l’ordinateur, tablette ou smartphone de l’utilisateur afin de le reconnaître lors de ses visites ultérieures.
B - Pourquoi les cookies sont-ils utilisés ?
En se connectant au Portail, l’utilisateur a consenti à l’usage de l’ensemble des cookies suivants:
Lors de la consultation et de la navigation sur le site vivoptim.com, des informations sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « Cookies » installés dans votre ordinateur, tablette ou téléphone mobile. Cette page permet de comprendre ce qu’est un Cookie, à quoi il sert et comment on peut le paramétrer. On distingue deux types de cookies :
Les cookies techniques et fonctionnels (obligatoires)
Ils sont nécessaires à la navigation dans notre site, ainsi qu’à l’accès aux différents produits et services. Ces Cookies permettent en particulier de vous reconnaître, de signaler votre passage sur telle ou telle page et ainsi d’améliorer votre confort de navigation : adapter la présentation du site aux préférences d’affichage de votre terminal comme la résolution d’affichage. Ils permettent de mémoriser les mots de passe et autres informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur le site (inscription ou accès à l’espace membre). Les Cookies techniques permettent également de mettre en œuvre des mesures de sécurité (c’est le cas par exemple lorsqu’il vous est demandé de vous connecter à nouveau à l’espace membre après un certain laps de temps). Ces Cookies ne peuvent pas être désactivés ou paramétrés sous peine de ne plus pouvoir accéder au site et/ou aux services du site.
Les cookies de performance et de mesure d'audience (optionnels et personnalisables)
Ils sont émis à des fins de mesure d’audience des différents contenus et rubriques de notre site, afin de les évaluer et de mieux les organiser. Ces Cookies permettent également, le cas échéant, de détecter des problèmes de navigation et par conséquent d’améliorer l’ergonomie de nos services. Ces Cookies ne produisent que des statistiques anonymes et des volumes de fréquentation, à l’exclusion de toute information individuelle. La durée de vie de ces Cookies de mesure d’audience n’excède pas 13 mois.
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Quand vous cliquez sur « Tout Accepter », nous plaçons toutes ces catégories de cookies afin de personnaliser votre visite en ligne. Si vous souhaitez paramétrer vous-même vos préférences, cliquez sur « Paramètrer » et vous pourrez choisir quels cookies vous souhaiter activer ou non. Vous pouvez également choisir de « Tout refuser », dans ce cas nous ne placerons pas de cookies sur votre ordinateur.
Vous pouvez décider à tout moment de retirer votre consentement. Dans ce cas, cliquez sur l’icône « Gestion des cookies ».
Pour plus d’information, veuillez consulter notre « charte de protection des données ».
En apprenant à connaitre le comportement des internautes sur le Portail, l’Organisme pourra :
- enregistrer les informations relatives à la navigation de l’internaute ou du utilisateur au sein du Site ou du Portail telle que notamment toute information relative aux pages consultées et aux dates et heures de consultation sur le Site ou le Portail ;
- améliorer la navigation au sein du Site et du Portail ;
- établir des statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant le Site et le Portail (rubriques et contenus visités, parcours, date et heure de consultation...), permettant d’améliorer leur intérêt et leur ergonomie;
- reconnaître le navigateur de tout Internaute comme un ancien visiteur enregistré, pour se souvenir de toutes les préférences qui peuvent être envoyées lors de l’utilisation du Site par son navigateur ;
- adapter la présentation du Site aux préférences d'affichage de tout Internaute (langue utilisée, résolution d'affichage, système d'exploitation utilisé, etc) lors de leurs visites sur le Site, selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que leur terminal comporte.
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- des finalités précises des cookies utilisés ;
- de son droit d’accès aux données collectées ;
- de la possibilité de s’opposer au dépôt de cookies pour l’analyse de sa navigation, et du fait que la poursuite de la navigation vaut accord au dépôt de cookies sur son terminal ;
- des modalités lui permettant de changer les paramètres (paramétrage interne, opposition au traçage, ou encore paramétrage du navigateur), au titre du dépôt de cookies ayant pour finalité d’accéder à des informations déjà stockées dans son terminal, le cas échéant.
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Le consentement et le refus sont conservés pendant une durée maximale de 6 mois.
Les cookies stockés dans votre terminal ou tout autre élément utilisé pour vous identifier à des fins de statistiques ou d’audience auront une durée de vie limitée tel qu’indiqué ci-dessous et ne pouvant être supérieure à treize (13) mois maximum, cette durée n’étant pas prorogée automatiquement lors de vos nouvelles visites sur le SITE.
Pour L’espace non connecté VIVOPTIM.COM :
Zendesk :
__zlcmid : 4h
Matomo :
_pk_id : 25 jours
_pk_ses : 30 minutes
Pour l’espace connecté VIVOPTIM.COM,
Zendesk :
__zlcmid : durée 1 an
Matomo :
_pk_cvar. : durée 30 min
_pk_id : durée 25 jours
_pk_ses : durée 30 min
IdéoPortal
ideoportal : durée 2 min 30 s
Au-delà de ces délais, les données de fréquentation brutes associées à un identifiant sont soit supprimées soit anonymisées.
13 - Les modifications de la politique générale de protection des données
La politique de protection des données est susceptible d’évoluer. En cas d’évolution des éléments mentionnés dans la politique de confidentialité, l’Organisme s’engage à la modifier et à en informer les personnes concernées, préalablement à la mise en œuvre des modifications qui pourraient impacter les données à caractère personnel.
L’Organisme s’efforcera d’indiquer quels impacts impliqueront ces modifications.
Date de la publication de la politique de confidentialité : 21/06/2021
Le présent document a été validé préalablement à sa diffusion par le Délégué à la protection des données de l’Organisme. Il fait l’objet d’une révision au minimum tous les ans.
- Adresse postale
- Numéro du standard
- Mail standard
14 - Questions et commentaires : nous contacter
Nous vous remercions d’avoir lu notre politique de protection des données. Si vous avez des questions, commentaires et préoccupations s’agissant de cette politique, contactez notre délégué à la protection des données, joignable :
- Par email : dpo@vivoptim.com
- Par courrier : VIVOPTIM SOLUTIONS – DPO – 3 Square Max Hymans, 75015 Paris